ProcureMe szkolenia zakupowe - Procurement trainings » Supermoce Kupca: Kryteria wyboru ofert

W ramach najświeższego odcinka #ProcureMeSHOT - omawiam jedną z najważniejszych supermocy kupca, czyli kryteria wyboru ofert.
Przygotowanie zapytania ofertowego wymaga ustalenia parametrów, które zakup ma spełniać. Mówiliśmy już sobie o specyfikacji, jej roli i często popełnianych błędach. Jeśli nie widział*ś odcinków #ProcureMeSHOT traktujących o tym, zapraszam na mój kanał na youtube.

Tak jak wspomniałam już w nagraniu, dział zakupów jest działem wydającym pieniądze, a wszędzie w biznesie, chodzi o...
generowanie zysków. Rozwijając myśl z #ProcureMeSHOTa na temat kryteriów wyboru ofert:

To my, kupujący poprzez zlecanie zamówień, określanie naszych potrzeb zakupowych, wpływamy na to, co i w jaki sposób jest
  dostarczane nam przez dostawców. Oczywiście, nasze oczekiwania nie powinny być w oderwaniu od aktualnej sytuacji rynkowej,
  oczekiwań naszych klientów końcowych. Zwracam jednak uwagę na fakt, o którym często zapominamy w działach zakupów - że naszą
  supermocą są pieniądze, które wydajemy (w najoptymalniejszy dla naszej firmy sposób).

Dlaczego o tym wspominam?

Z badania dojrzałości funkcji zakupowej w Polsce, przeprowadzonego w kwietniu 2021 roku wśród 36 firm (a były to duże
przedsiębiorstwa, >50% ankietowanych wskazało zarządzanie wydatkami ponad 900 mln złotych rocznie) przez PSML (Polskie
Stowarzyszenie Menadżerów Logistyki i Zakupów) we współpracy z McKinsey & Company wynika, że:

działy zakupów zarządzają wydatkami na poziomie >60% wydatków firmy (warto dodać, że globalni liderzy "przepuszczają" przez zakupy ok.80% wszystkich wydatków), więc nasz wynik jest na prawdę na wysokim poziomie. Zadaj sobie pytanie jak to wygląda u Ciebie w firmie?
>50% ankietowanych wskazało, że funkcja zakupowa postrzegana jest jako wsparcie zapewniające dostępność materiałów i usług po
konkurencyjnych cenach.

(więcej na temat wyników tych badań mówiłam podczas prelekcji na konferencji Procon Polzak 2021, zapis z wystąpienia tu).

Wynika z tego, że jako kupcy nie czujemy poczucia sprawczości, jesteśmy w biernej pozycji względem oczekiwań partnerów
biznesowych czy ram, w które nas wkładają nasi decydenci i interesariusze wewnątrz firmy. Moją rolą od lat (właśnie to robiłam pracując
na etacie w międzynarodowych korporacjach, w zespołach zakupów, a dzisiaj pomagam Wam, w Waszych firmach i środowiskach) jest
promowanie strategiczności roli zakupów, oddawanie kupcom sprawczości i wskazywanie korzyści z proaktywnej postawy.

Bardzo mocno jestem osadzona w realiach firm i wiem, że nasi decydenci (dyrektorzy, członkowie zarządu) preferują język korzyści.
Chcą zrozumieć co przedsiębiorstwo, nad którym sprawują pieczę, zyska dzięki wdrożeniu proponowanych rozwiązań.

Jednakże język korzyści, to nie jedynie liczby w postaci zysków, wpływu na P&L. To również zarządzanie ryzykiem, wskazywanie istoty
zarządzania własną reputacją, stabilnością łańcucha dostaw, budowanych relacji czy przejrzystości podejmowanych decyzji.

To tu, z pomocą przychodzą nam przejrzyste, transparentne i czytelne kryteria wyboru ofert handlowych.

Jeśli brał*ś udział w moim szkoleniu, wiesz, jak mocno wyczulam na kwestię transparentności podejmowanych decyzji, jak ważnym jest
aspekt łatwego i szybkiego wskazania powodów dla których został wybrany ten, a nie inny dostawca.

Spotkałam się w swojej karierze z komentarzem i to Dyrektora zakupów, po zapoznaniu się z wynikami analiz i proponowaną
strategią sourcingu dla danej kategorii, że (uwaga cytuję): nie jest on fanem tego dostawcy... Wolałby wybrać innego...
Na pytanie o to, czy są ku temu przesłanki, by nie wybrać tego (może jakieś sytuacje z przeszłości, ta osoba pracowała dłużej w tej firmie i

z tym dostawcą niż ja), okazało się, że ich nie ma. O strategii miała decydować sympatia (w tym wypadku, jej brak) do kontrahenta...

Osobiście w mojej ocenie, świadczy to o braku profesjonalizmu ze strony decydenta.
Wybór dostawcy powinien być tak oczywisty, że na podstawie zadanych parametrów zgodnych z potrzebą zakupową, wybór zawsze jest ten sam, nie powinien budzić żadnych wątpliwości.

Jest to jeden z aspektów etyki kupieckiej, gdzie wszelkie konflikty interesów są raportowane (o tym na pewno powiemy sobie więcej przy innej okazji), preferencyjne traktowanie dostawców według naszej sympatii nie może mieć miejsca. W dziale zakupów, jak wszędzie, pracują ludzie (serio! :)), z czego świetnie zdają sobie sprawę nasi dostawcy, starając się wpływać na nasze decyzje zakupowe choćby poprzez techniki wywierania wpływu Cialdiniego.

Chcąc wykazać się profesjonalizmem, za decyzjami kupieckimi powinny stać obiektywne przesłanki. W większych firmach
organizowane są audyty działów zakupów, wybierane są losowo przeprowadzone przetargi i weryfikowane zastosowane kroki i działania
kupca, osiągnięty rezultat, czy przypadkiem nie doszło do nieprawidłowości itp.

Kryteria wyboru ofert, są to parametry, które mają być spełnione przez oferenta, zgodnie z oczekiwaniami kupującego (zgłaszającego
potrzebę zakupową na rynku). Są to aspekty, które powinny być wycenione i uwzględnione w ofercie, a których spełnienie będzie
oceniane przez dział zakupów oraz klientów wewnętrznych.

Z filmu już wiecie, że kryteria kosztowe nie powinny stanowić więcej niż 60% kryteriów odnoszących się do ceny. Wśród nich są
wszystkie, które uwzględnimy z punktu widzenia całkowitego kosztu posiadania (TCO - total cost of ownership). Podczas ćwiczenia, które prowadzę pośród uczestników szkolenia, bardzo szybko dochodzimy do wniosku, że cena, rzadko stanowi jedyne kryterium wyboru oferty (chociaż wydaje się, że tak jest), że nie powinna stanowić głównego, przesądzającego o wyborze oferty, gdyż w rzeczywistości, do "odzwierciedlenia" oczekiwań firmy jest kilka, często równie ważnych aspektów.

Pozostałe 40% o których wspomniałam w shocie, to kryteria jakościowe, wśród których można wyróżnić:

technologię wykonania,
dostępność części zamiennych,
dostępność serwisów i autoryzowanych punktów naprawy,
poziom obsługi klientów,
referencje i doświadczenie przy podobnych projektach,
zaplecze pracownicze/administracyjne/kontakt
sposób pakowania,
karta charakterystyki produktu,
BHP - formy stosowanych zabezpieczeń prac,
wysokość polisy ubezpieczeniowej,
warunki płatności,
minimum produkcyjne i minimum logistyczne.

W odcinku #ProcureMeSHOT zwróciłam jednak Waszą uwagę na inny wymiar kryteriów wyboru ofert - jako naszą supermoc kupiecką.
Wierzę, że zdajesz sobie sprawę, że klienci, poprzez oczekiwania względem sprzedawców, wpływają na ich ofertę.
Każda z firm stara się jak najlepiej odpowiedzieć na potrzeby rynku, wobec czego, my jako dział zakupów, poprzez nasze oczekiwania i wymagania względem dostawców, a także niejednokrotnie bardzo duże budżety, którymi dysponujemy w imieniu firm, wymuszamy poniekąd pewne trendy i kierunek rozwoju produktów bądź usług.

Obecnie, poprzez najróżniejsze regulacje prawne, mocodawcy wymuszają na nas zwiększenie dbałości o środowisko (nie jest to tylko działanie na nas "z góry", lecz również "oddolne" z punktu widzenia łańcucha dostaw, oczekiwanie klientów, których świadomość w tym zakresie jest coraz większa).

Zwróćcie uwagę na możliwości, jakie dzięki współpracy z dostawcami, otwierają się przed nami. Chcąc lepiej odpowiadać na oczekiwania, jakie pojawiają się przed biznesem, działy zakupów mogą, a nawet muszą, przerzucić pewne wymagania jako kryteria do "dowiezienia" swoim dostawcom. Aby przyspieszyć zmiany u kontrahentów biznesowych, część wymogów możemy wpisać jako tzw.: kryteria formalne, których spełnianie będzie traktowane i rozliczane zero jedynkowo: spełnia/nie spełnia.

Jeśli dostawca nie spełnia danego wymogu, może nie zostać dopuszczony do dalszego postępowania ofertowego.

Wymaga to oczywiście gotowości i wysiłku po naszej stronie. Nie w każdej sytuacji, nie przy każdej grupie produktów i nie w każdej firmie, możemy sobie pozwolić na taki ruch.

Należy być świadomym, kiedy ten ruch jest rodzajem akceleratora ku przemianie, świadomą strategią kształtującą nasz łańcuch dostaw; wypływającą z naszej świadomości i dojrzałości biznesowej w ujęciu realizacji długoterminowej strategii, takiej jak np.:
bycie zero emisyjnym do 2050 etc.).
Wiele razy słyszę od klientów, że dzisiejsze czasy nie sprzyjają planowaniu. Natomiast, chcąc wesprzeć firmę w jej aspiracjach ku większej neutralności i dbałości o środowisko, są to cele wymagające naszych świadomych działań i decyzji już dzisiaj, stąd warto zastanowić się, które z elementów zawrzeć jako wymóg formalny dla dostawcy, a który nie.
Wymaga to oczywiście personalizacji pod kątem sytuacji geopolitycznej i makroekonomicznej dla danej kategorii zakupowej, odwagi w promowaniu takiego podejścia wśród decydentów, a także, co najtrudniejsze - ogromnego zaangażowania ze strony kupców.
Zaangażowania w poszukiwanie alternatywnych rozwiązań i informowanie kluczowych działów o sytuacji rynkowej, identyfikowanych ryzykach czy pojawiających się możliwościach.

Pamiętajmy jednak, że koniec końców, upraszczając wszystko i spłycając właśnie do tego, po co biznesy istnieją - pieniądz jest siłą napędową w wielu obszarach. Warto z niej korzystać. Nie wszędzie sytuacja się odwróciła i jesteśmy "po prośbie" u dostawców.
Pamiętajmy, że oni również borykają się ze swoimi wyzwaniami, więc zbudowane relacje mogą stanowić świetną podstawę ku wspólnemu wypracowywaniu wartości dla obu stron. Takich kontrahentów nam życzę!

By takich mieć, warto zwrócić uwagę, czy otrzymują od nas informację zwrotną, czy jesteśmy w stanie wskazać im obszary do poprawy, a spisane, dokładnie sparametryzowane i "wyważone" kryteria wyboru ofert, mogą być materiałem do pracy dla dostawcy.

Szybko jesteśmy w stanie wskazać dlaczego wygrał inny kontrahent, w których obszarach ten dostawca musi popracować, a także możemy szybko wychwycić jeśli coś niedobrego dzieje się w ramach naszej współpracy.

Więcej szczegółów na temat kryteriów wybierania ofert znajdziesz w kursie online, który do końca 2022 pojawi się w ramach ProcureMe Academy. Zapraszam do subskrybowania kanału na youtube, śledzenia mojej aktywności w social mediach (linki poniżej w stopce), a także do kontaktu bezpośredniego w razie zainteresowania szkoleniami zamkniętymi, bądź mową motywacyjną czy warsztatami.