ProcureMe szkolenia zakupowe - Procurement trainings » Specyfikacja

Myśląc o specyfikacji, najczęściej kojarzysz ją (jeśli w ogóle) ze spisem wymagań technicznych bądź z rysunkiem/dokumentacją
techniczną, która definiuje przedmiot, którego dotyczy. Poprzez definiowanie przedmiotu rozumiem wszelkie wymagania
materiałowe, funkcjonalne czy specjalne tj.: parametry techniczne, technologię i sposób wytworzenia.

Niektórzy mogą kojarzyć specyfikację z licznymi "wpadkami" w sektorze publicznym, gdzie opisywany przedmiot (np.
samochód służbowy kupowany dla organizacji rządowej), z racji zakazu wskazania konkretnego modelu i marki samochodu,
definiował przedmiot zainteresowania w taki sposób, by wymagania techniczne umożliwiały dostarczenie pod wskazane parametry,
jedynie konkretnego modelu samochodu...

W drugim odcinku ProcureMeSHOT usłyszysz o roli specyfikacji, dowiesz się, że jest ona:

dokumentem nakreślającym przedmiot zainteresowania kupca - w myśl najlepszych praktyk, że to kupiec kontaktuje się z dostawcami.
bazą do przygotowywania zapytań ofertowych (RFQ), pozwalającą na równe traktowanie dostawców (dzięki identycznemu dostępowi do niezbędnych informacji),
bazą do porównywania ofert - sprowadzenia ich do wspólnego mianownika, gdzie dzięki uzyskaniu od dostawców niezbędnych informacji o które pytasz na etapie RFQ, jesteś w stanie porównywać ze sobą oferty.

Poza tym, co zostało wspomniane w filmie, warto wiedzieć, że specyfikowanie potrzeby zakupowej jest bardzo ważnym momentem
procesu zakupowego.

To właśnie dzięki weryfikacji potrzeby zakupowej, odpowiedniemu doborowi wymagań względem oczekiwanego rozwiązania (dobra czy usługi) masz możliwość wygenerowania największych oszczędności (>30%).
Dla porównania na etapie zamówienia (wywołanie zamówienia z podpisanej już umowy) potencjał oszczędności sięga <5%, najczęściej wiąże się z konsolidacją zamówień i osiągnięciem większego wolumenu zakupowego, dzięki czemu wpadamy w korzystniejsze warunki cenowe bądź oszczędzamy na tzw. small order charge (opłata za realizację małego zamówienia) czy kosztach dostawy.
Specyfikacja to etap, w którym dzięki optymalnemu doborowi źródła (dostawcy od którego kupujemy), odzwierciedleniu naszych oczekiwań w wymaganiach, czy przeprowadzeniu strategicznej analizy o potrzebie zakupu (buy) vs możliwości produkcji własnej (make) możesz przynieść najwięcej oszczędności firmie.

Rzetelne spisanie ustaleń z dostawcą, co do oczekiwanego przedmiotu/usługi pozwala również zabezpieczyć się na wypadek sporu sądowego. Spisana specyfikacja, będąca przedmiotem umowy z dostawcą wraz z warunkami realizacji zakupu czy przeniesienia praw autorskich, etapów postępowania itd. będzie wiążącym punktem odniesienia przy postępowaniu sądowym. Wszystko to, co jest niezapisane, jest ciężkie do udowodnienia. Słowo, przeciw słowu.

Należy jednak podkreślić, że kupiec nie jest odpowiedzialny za przygotowanie specyfikacji od A do Z w pojedynkę. Kupiec jest osobą
odpowiedzialną za wskazanie jakiego rodzaju informacje są kluczowe (jeśli tego nie wie, szybko zdobędzie tą wiedzę po kontakcie z
dostawcami. Bardzo często zajmując się zakupami w ramach danej kategorii, kupiec ma bardzo rozległą wiedzę w swoim obszarze i
może być wsparciem dla klienta wewnętrznego w realizacji zakupu.) Jednakże to osoba zgłaszająca zapotrzebowanie zakupowe jest tą,
która odpowiada (przy współpracy z kupcem) za sparametryzowanie potrzeby w taki sposób, by jak najlepiej oddawała charakterystykę
poszukiwanego rozwiązania.

Kupiec bardzo często może służyć informacjami z poprzednich zapytań, z poprzednich przetargów, dzięki czemu łatwiej jest nakreślić z
kim warto prowadzić rozmowy, jakiego rodzaju rozwiązania poszukujemy itd.

Zwracam uwagę, by na pewnym etapie angażować w ewentualne spotkania/ustalenia z dostawcą, również osobę zgłaszającą
zapotrzebowanie zakupowe. Jest ona dla kupca pierwszym kontaktem, lecz może być również cennym rozmówcą podczas spotkań
biznesowych. (warto tylko określić role i tematy w których będzie się udzielać. Zdarzają się przypadki, gdzie zbyt entuzjastyczny klient
wewnętrzny psuje negocjacje, zdradzając zbyt wiele szczegółów, które dają dostawcy większą siłę negocjacyjną ;))

pozwoli to wychwycić ewentualne błędne założenia, które obie strony mogły poczynić,
upewnić się, że zaproponowane rozwiązanie jest tym, na jakim firmie zależy,
stworzyć okazję na poszukiwanie wartości, którą może firma zyskać dzięki współpracy z dostawcą - czy to poprzez skorzystanie z jego doświadczenia i know-how, czy to z pytań o optymalizację w zakresie zaspokojenia potrzeby firmy etc.
bezpośredni kontakt pomiędzy zainteresowanymi stronami, przy wsparciu i udziale kupca, pozwala efektywniej działać i komunikować się w trakcie procesu zakupowego, zmniejszyć ryzyko szumu komunikacyjnego czy niezgodności oczekiwań.

Pojawia się jednak pytanie - dlaczego rekomenduje, by włączać klienta wewnętrznego w spotkania/ustalenia z dostawcą na pewnym
etapie? Na pewnym, czyli na jakim?

Idealną sytuacją jest, kiedy otrzymujesz charakterystykę potrzebnego firmie rozwiązania, sam(a) poszukujesz dostawców (nie jesteś
sprowadzony(a) do roli dostarczyciela pizzy, o czym było w poprzednim odcinku ProcureMeSHOT) - czyli masz realny wpływ na to, co, na
jakich warunkach i u kogo kupujesz.

Skoro masz wybór u kogo kupujesz - wskazujesz swojemu klientowi wewnętrznemu dostępne opcje - sam(a) dokonując swego
rodzaju "odsiewu" dostawców, którzy nie spełniają wymagań tj.:

termin płatności (co zwłaszcza dla dużych firm jest punktem krytycznym, ze względu na wydłużone procesy płatności),
forma płatności,
wymagane certyfikaty,
kondycja finansowa kontrahenta,
referencje i doświadczenie w przy podobnych realizacjach,
inne kryteria, które sprawiają, że dostawca jest preferowanym do obsługi zgłoszonego zapotrzebowania.

Warto, gdy już masz wyselekcjonowanych dostawców, zorganizować z nimi spotkania, w celu zebrania jak największej liczby informacji,
które pozwolą wybrać najkorzystniejsze dla firmy rozwiązanie. Ważnym jest aspekt najkorzystniejszego rozwiązania, gdyż (co w
niektórych firmach nie jest oczywiste), nie zawsze głównym kryterium wyboru jest i powinna być cena.

Przygotowując specyfikację, należy ustalić wraz z klientem wewnętrznym jakie będą kryteria oceny i wyboru spływających ofert.
(o ile dla danej kategorii zakupowej, czy w ramach istniejącej strategii zakupowej nie są one już z góry ustalone).

Po odpowiednim przygotowaniu, ustaleniu ról na czas spotkania (kto o czym rozmawia, za co odpowiada? Jaki jest cel spotkania i
podział odpowiedzialności), to jest ten moment, by zaangażować naszego klienta wewnętrznego.

Chcąc domknąć klamrą temat poprawnie przygotowanej specyfikacji i procesu pracy nad nią, pozostawiam poniżej wskazówki, jakie
informacje powinny się w niej znaleźć:

Wymagania funkcjonalne

Lista surowców / materiałów

Główne cechy fizyczne, chemiczne, mechaniczne, mikrobiologiczne

Technologia wykonania

Wymagania specjalne (np. minimalne kryterium niezawodności)

Odnośniki do norm prawnych, przepisów technicznych, itp.

(warto wskazać, że specyfikacje w sektorze publicznym czy niektórych firm, często są dużo obszerniejsze z racji opisu samego organu wystawiającego specyfikację, celu jej wystawienia, zastosowanych definicji czy sposobu dalszego postępowania itp.)

Mam nadzieję, że dzięki nagraniu oraz artykułowi, rozumiesz już dlaczego specyfikacja jest tak ważna.

Niestety, tu pojawiają się "schody", bardzo łatwo popełnić błędy, które mogą narazić firmę na dodatkowe wydatki. O błędach przy
tworzeniu specyfikacji będą kolejne odcinki ProcureMeSHOT.

Zachęcam do subskrybowania kanału na youtube i śledzenia mojej aktywności w social mediach, zapraszam również do kontaktu w
sprawie szkoleń, coachingu bądź mentoringu.

Specyfikacja - jaka jest jej rola?