Ostatnio zostałam poproszona przez koleżankę po fachu o źródła określające skalę tego, jak dużo zakupów dokonywanych jest poza procesem oraz jak sobie firmy z tym radzą. 

Każda firma chcąc kontrolować wydatki w firmie ustala proces, całą procedurę dokonywania zakupów firmowych. Występują tu różne podejścia - kontrola (wszystkich/powyżej jakiegoś pułapu) wydatków przez wyspecjalizowane działy zakupów bądź przez osoby zamawiające potrzebne dobra i usługi w firmie - wszystko zależnie od jej dojrzałości i świadomości biznesowej, istniejącej struktury organizacyjnej.

Wiele z firm o wysokim poziomie dojrzałości, po mimo kontroli identyfikuje obszary, które nie są objęte procesem bądź są, lecz nie wszyscy z pracowników się do niego stosują. 

Znam temat z autopsji - śmiem twierdzić, że każdy kupiec chociaż raz spotkał się z sytuacją, w której po trudzie włożonym w wynegocjowanie kontraktu, warunków dostawy - okazywało się, że w firmie znalazły się osoby, które dokonywały zakupów dla firmy w danym obszarze poza ustalonym procesem. Kreatywność tych indywidualistów jest tym większa im większą kontrolą wydatki są objęte.

Tego rodzaju zachowania często związane są z brakiem zrozumienia funkcji zakupowej w firmie (żaden problem kupić; wolę to zrobić u mojego dostawcy), bądź brakiem odpowiednio ustalonych procesów (nieefektywnością istniejących - skoro trzeba tyle czekać, zrobię to sam(a) szybciej) - powodów można mnożyć.Niezależnie co jest powodem, mierzymy się ze zjawiskiem zakupów poza procesem: nazywane są mianem maverick spend.

Maverick spend/rogue spend - dokonywanie zakupów dla firmy poza ustalonym procesem zakupowym (bez podpisanych umów), bez korzystania z wynegocjowanych warunków handlowych, mogące wpływać na relacje z preferowanymi dostawcami i ich chęć dalszej współpracy z daną firmą.

więcej

Przez lata po mimo tego, że jesteśmy świadomi, że niektórzy z firmy "obchodzą" nasz proces, najczęściej tylko przy "dużych wyskokach" zajmujemy się tematem, pozostałe "obejścia" ze względu na kwoty zakupów często są przez nas, jako profesjonalnych kupców "akceptowane". Oczywiście oficjalnie takiej informacji nie potwierdzimy - świadczyłoby to o ułomności (dość mocne słowo) procesu zakupowego. Gorsze od tego jest chyba przeświadczenie, które czasem nam towarzyszy, że mnie to nie dotyczy, mamy systemy i tak ułożone procesy, że "nie ma opcji" na wydawanie poza procesem. (Jeśli to prawda, potwierdzają to dane i analizy finansowe a samo pokrycie współpracy z dostawcami poprzez umowy czy inne formy spisanych standardów kooperacji jest na wysokim poziomie, to serdecznie gratuluję!)

Natomiast szara codzienność nie jest tak różowa, świadomość zjawiska na tyle duża, z tego też względu może wynikać ograniczona liczba statystyk jak duża jest to skala w ramach wolumenu zakupowego.Na podstawie raportu Hackett Group (firma doradcza z USA) z 2016 roku można wskazać, że firmy o niskiej dojrzałości zakupowej zgłosiły rogue spend na poziomie 10%, podczas gdy organizacje na wysokim, światowym poziomie 5%.

ISM (Institute of Supply Management) wskazuje rogue spend również jako wszystkie zakupy dokonywane bez podpisanego kontraktu, które w obszarze indirect, na podstawie tego samego raportu zostały określone na 29% wszystkich zakupów z tego obszaru.więcej

W przytoczonym przeze mnie artykule, który jest rodzajem komentarza do raportu, do którego było odwołanie, można przeczytać, że w niektórych firmach, które nie dbają i/lub nie mają świadomości przejrzystego zarządzania wydatkami, pułap dzikiego spendu (ponieważ z taką nazwą w Polsce często kojarzymy maverick/rogue spend, czasem utożsamiamy go również według mnie błędnie, z tail spendem*) może sięgać aż 80%(!).Wskazywana jest również znana nam w zakupach zasada jak te wartości powinny się kształtować - reguła Pareto, gdzie "dziki spend" nie powinien stanowić więcej niż 20% wszystkich wydatków firmy, a realizowany jest przy współpracy z 80% dostawców firmy.

Tracey Smith, która udzielała komentarza do raportu, wskazała, że idealną wartością dla maverick spend jest pułap 5%.Z mojego doświadczenia wynika, że poziom "dzikiego" spendu, jest znacznie wyższy niż ten, wskazany w przytoczonym powyżej raporcie, do którego niestety, chcąc zapoznać się u źródła nie udało mi się dotrzeć (10%), lecz niższy niż przytoczony przez panią Smith i wskazywany w artykule z 2014 przez CIPS (80%).

Żywię nadzieję, że dorośliśmy przez tych 8lat do wyższego pułapu kontroli wydatków, o czym świadczą choćby wyniki ankiety przeprowadzanej w kwietniu 2021 przez PSML we współpracy z McKinsey & Company wśród 35 firm w Polsce. Wyniki wskazywały na kontrolę nad ponad 60% wydatków u ponad 50% respondentów biorących w badaniu udział. W takim rozumieniu "dzikim" spendem jest wszystko, co nie przechodzi przez dział zakupów, nie podlega ustrukturyzowanemu procesowi zakupowemu oraz jasnym i przejrzystym zasadom wyboru dostawców czy analizy ofert.

Warto jednak zwrócić uwagę, że "dziki" spend nie jest tożsamy z maverick spend - dziki spend jest pojęciem szerszym, obejmującym wydatki dokonywane bez udziału zakupów, będące poza decyzyjnością i wpływem kupców bądź ten, który nie jest w zasięgu ich zainteresowania (także tail spend).Dosłownie tak jak kojarzycie słowo "dziki", panuje tam tzw. wolna amerykanka, podczas gdy buntownicy z różnych względów (nie przypisujmy im tylko złej woli, często wysoki procent maverick spendu oznacza nieefektywność procesu P2P i wiąże się z koniecznością dopasowania go wraz z procedurami do charakterystyki danej kategorii zakupowej, czy obszaru. Według CIPS może to oznaczać 20-25 wariantów procedur P2P dla wyczerpania kupowanych kategorii) w ramach ogarniętego zakupowo poletka, próbują własnych sił (niestety z powodzeniem) jako alternatywy dla ustrukturyzowanego i kontrolowanego przez zakupy procesu.

W ankiecie właśnie o tą sytuację dopytuję: o skalę problemu jakim jest maverick spend w Waszej firmie.

Mam nadzieję, że rozumiecie już chęć zebrania informacji od Was :)

Temat bardzo ciekawy, wobec trudności na rynku z pozyskiwaniem dóbr, czy wykwalifikowanych pracowników, niezbędnych usług - zwłaszcza w firmach produkcyjnych,

ten focus na maverick spend może nam umknąć, gdyż mamy inne priorytety. 

Warto jednak mieć świadomość tego jaki procent wszystkich zakupów w naszej firmie stanowi dziki spend, może nas zaskoczyć ile tortu jest jeszcze do zjedzenia ;)Mówiłam o tym, używając przykładu zakupów nieprodukcyjnych, podczas jednego ze słuchowisk na temat zakupów indirect. (zapraszam do odsłuchania), a jaki maverick spend i czym to może skutkować.

Zapraszam również do wypełniania udostępnionej na social mediach ankiety. Wyniki wkrótce!

* Niektórzy maverick spend używają zamiennie z "tail spend", co według mnie jest błędem.

Osobiście tail spend definiuję jako wydatki ogonowe, w myśl rzeczywiście wspomnianej już wcześniej reguły Pareto, jednakże jest to obszar poza głównym zainteresowaniem zakupów, ze względu na mały wpływ na wynik finansowy czy nie strategiczność dla funkcjonowania firmy. Tail spend definiuję jako obszar potencjalnych, raczej o małej wartości oszczędności, lecz wobec bardziej strategicznych kategorii i działań, kupcy z pełną świadomością pozostawiają go samemu sobie, nie kontraktują, gdyż zakupy w nim wiążą się z potrzebami jednostkowymi, najczęściej jednorazowymi, dokonywanymi u ogromnej liczby dostawców. 

Maverick spend natomiast jest to obszar, który jest objęty zainteresowaniem kupców, zapewnione są podpisane umowy, wynegocjowane warunki współpracy, a mimo tego, część decydentów, zamiast dokonywać zakupów zgodnie z procesem i u wskazanych dostawców, wybiera swoje rozwiązania, co wpływa niekorzystnie na funkcjonowanie firmy:

• zmniejsza deklarowany przez zakupy u wybranego dostawcy, wolumen zakupowy;
• podważa pozycję zakupów w firmie obniżając siłę w kolejnych negocjacjach (jak możecie wskazywać swoje zapotrzebowanie na takim poziomie, realizację umowy i składanie zamówień zgodnie z ustaleniami, skoro nie "panujecie" nad własnymi pracownikami i procesem wewnątrz firmy"; "czemu mamy dawać Wam lepsze warunki - czytaj nie tylko cenę zakupu, ale na przykład szybszy termin realizacji, bezpłatną dostawę etc. - skoro Wasi pracownicy wciąż kupują u naszej konkurencji, po mimo Waszych zapewnień, że jesteśmy jedynym preferowanym dostawcą w tym obszarze)
• nie pozwala firmie czerpać korzyści z wynegocjowanych przez zakupy warunków współpracy,
• zwiększa ryzyko dostaw niezgodnych ze standardem firmy, oczekiwanej i powtarzalnej jakości, w określonym terminie, z certyfikowanych źródeł itd.,
• naraża firmę na sytuację w której po mimo prowadzonych przetargów, deklarowanych warunków, dostawca nie posiada zdolności do zapewnienia oferowanego dobra, bądź realizacji usługi, a co często przy tego rodzaju "wyskokach", nie jest partnerem biznesowym mogącym rzetelnie obsłużyć reklamację/wymianę towaru czy jego płynność finansowa nie pozwoli na pokrycie wszelkich niezgodności. Wygrywa jednostkową ceną zakupu czy czasem realizacji zlecenia. 
   

  ---

   

Na potwierdzenie swojego punktu widzenia, pozwolę sobie przytoczyć definicję maverick buying z książki Arjana J. van Weele i Franka Rozemeijera "Procurement and Supply Chain management": the percentage of purchases made outside existing corporate procurement agreements (...) when managers in the organization are buying outside existing corporate agreements with contracted suppliers and stick to their preferred suppliers.

Po dokonaniu przeglądu definicji, usystematyzowaniu tego czym jest maverick spend, należałoby przejść do tego jak go zidentyfikować, by móc określić w jakim stopniu on dotyczy mojej firmy oraz rozpocząć pracę nad redukowaniem. Nie jest to tematem tego artykułu, natomiast dla chętnych pozostawiam kilka ciekawych podpowiedzi:
 

Five things you need to know to tackle maverick spend

The Monthly Metrics: Percentage of Rogue Spend

Defining & Defeating Maverick Spend

5 Tips to Help Prevent and Control Maverick Spend

W razie zainteresowania szkoleniami dedykowanymi działom zakupów, zapraszam do kontaktu: hello@procureme.pl 

ul. Święty Marcin 29 lok.8

61-806 Poznań 

hello@procureme.pl

+48 602 759 200

Prawa autorskie © 2023 ProcureMe Polityka prywatności i plików Cookies  Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną Regulamin Newslettera