ProcureMe szkolenia zakupowe - Procurement trainings » Błędy w specyfikowaniu potrzeb

Jeśli śledzisz na bieżąco kolejne odcinki ProcureMeSHOT, na pewno wiesz, że krążymy wokół tematu specyfikacji.

Jest to celowe, ponieważ w czasach rosnącej inflacji, braków zasobów (co nota bene jest często wynikiem chęci zabezpieczania
łańcuchów dostaw poprzez działy zakupów - kupujemy na zapas, "ponieważ nie może zabraknąć") - poszukujemy oszczędności - co
oczywiste.

Tak jak już wspominałam w poprzednim artykule (o roli specyfikacji jako dokumentu oraz kroku w procesie P2P - procure/purchase to
pay) moment specyfikowania potrzeby zakupowej jest kluczowy jeżeli chodzi o możliwości generowania oszczędności.
Poniżej rysunek obrazujący jak kształtuje się potencjał oszczędnościowy na poszczególnych etapach procesu zakupowego P2P.
Mam nadzieję, że dzięki niemu rozumiesz już skąd nacisk na to, żeby specyfikacja bardzo precyzyjnie odzwierciedlała potrzebę
zakupową (mamy płacić dokładnie za to, czego potrzebujemy.)

Z odcinków ProcureMeSHOT wiesz już, że napisanie dobrej specyfikacji nie jest łatwe.
Wśród najczęstszych błędów można wymienić cztery:

1. Specyfikacja nieprecyzyjna

Nie określa dokładnie naszych wymagań technicznych czy funkcjonalnych. Zachęcam do obejrzenia odcinka o niej, nie powielam tutaj
wspomnianych już kwestii z nagrania.
Uzupełniając natomiast wiedzę z tego obszaru - często w zakupach produkcyjnych (direct'owych) kupcy wpadają w pułapkę: mam
dokumentację techniczną, tam dostawca ma wszystkie niezbędne informacje. Nie ma mowy o pomyłce!
Niespodzianka!

Mówiąc w ten sposób czynisz założenie, że:

dostawca ma ten sam poziom doświadczenia i zrozumienia skomplikowania komponentów robionych dla Twojej firmy
(pytanie skąd takie założenie, zwłaszcza względem nowych dostawców, którzy nie znają specyfiki działalności firmy (?)) Czy wiesz, że wiele informacji na temat współpracy z Twoją firmą i charakterystyki wymagań dostawcy nabywają poprzez miesiące/lata współpracy?). Nie jest w ich interesie aktualizacja Waszej specyfikacji/dokumentacji technicznej, robią wedle utartych oczekiwań, często mają pracowników, którzy ustnie przekazują kolejnym "jak zrobić dany komponent". Nie wspominam już o rynku chińskim, gdzie często spotykałam się z sytuacją, że nie były zadawane pytania, tylko dostawca działał na żywym organizmie i dopiero po odrzuceniu próbek, korygował tyle ile musiał, by "było montowalne".
Powyższy punkt wiąże się z inną kwestią - założeniem, że masz aktualną dokumentację. W swojej pracy miałam sytuację, gdzie podczas relokacji komponentu od "starego" dostawcy do nowego, okazywało się, że komponent zrobiony dokładnie według dokumentacji technicznej był niemontowalny w produkcie wytwarzanym przez naszą firmę? Okazało się, że mieliśmy nieaktualną dokumentację (taki feature po relokacji produkcji z innych oddziałów/krajów do Polski) i dopiero po wyprodukowaniu przez nowego dostawcę próbki, dowiadywaliśmy się jak dużo modyfikacji dotychczasowy dostawca czynił "na boku".
Chcąc zniwelować ryzyko podobnych sytuacji, inżynierowie produktu brali fizycznie 1 sztukę komponentu z produkcji i porównywali z dokumentacją techniczną, nanosząc na nie aktualizacje. Mam jednak świadomość, że nie każdy ma komfort dysponowania czasem i zasobami pod aktualizację dokumentacji. Mimo tego, że to najlepsza praktyka, by wykorzystać relokację jako okazję do aktualizacji wersji dokumentacji, czas trwania zatwierdzania zmian technicznych, obłożenie inżynierów produktu sprawia, że rzeźbimy na wspomnianym już "żywym organizmie".
nieomylności inżynierów/konstruktorów czy klientów wewnętrznych, którzy przygotowują dokumenty pod przetarg z dostawcami. Zdarza się czasem, jak wszędzie, gdzie są ludzie - błąd, który może wyjść dopiero na etapie kwalifikacji komponentów, po wyprodukowaniu serii próbnej - że dokumentacja techniczna nie jest precyzyjna. Przykładem, który mogę przytoczyć jest brak zaznaczenia kierunku szlifowania blachy. Było to o tyle krytyczne, że komponent miał się wizualnie zgrywać z całością produktu, był widoczny i kierunek szlifu wpływał na jego wygląd końcowy. Powiesz - pierdoła, a jednak - dostawca nie wrócił z pytaniem, nikt w firmie nie wychwycił tego. Dostawca zrobił jak uważał, ciężko w takiej sytuacji kogoś winić. Można ustalić zasadę, by o wszystko, co nie jest doprecyzowane w dokumentacji - po prostu - zadać pytanie, zamiast czynienia założeń. To może oczywiście odbić się nam echem, ponieważ dostawca będzie czekał na potwierdzenie z naszej strony najróżniejszych kwestii, które my odbierzemy jako asekuranctwo z jego strony.

Przyznajmy - dlatego specyfikacja ma być precyzyjna - dookreślić produkt/usługę tak, by nie było wątpliwości.

Dlatego pojawiają się ogłoszenia o pracę, gdzie od kupca oczekuje się znajomości nie tylko branży,
ale również specyfiki i charakterystyki kupowanych rozwiązań/dóbr.

Łatwiej wtedy zminimalizować ryzyko błędów, więcej parametrów zostanie doprecyzowanych zawczasu.

Ważnym tematem jest tutaj również wypracowanie współpracy z dostawcą tak
(zwłaszcza na etapie on boardingu/wdrażania go w firmie), by mógł zadawać pytania, byśmy my byli responsywni,
dobrą praktyką jest również wskazywanie technicznej osoby kontaktowej - by wszelkie wątpliwości względem dokumentacji były wyjaśniane na bieżąco przy wsparciu merytorycznym osoby odpowiedzialnej.

2. Specyfikacja zamknięta

  O tym również wspomniałam po trosze podczas odcinka o specyfikacji nieprecyzyjnej. Specyfikacja zamknięta zamyka wymagania
techniczne ograniczając możliwość jej spełnienia szerszemu gronu dostawców. Rozwijając tę myśl - nie odbieraj tego punktu jako
  piętnowanie kryteriów, które mają za zadanie celowo ograniczyć liczbę dostawców. Jako przykład - chcesz działać w zgodzie z
  sustainability, w specyfikacji określasz wymóg formalny: posiadanie certyfikatu FSC (Forest Stewardship Council).

Tym samym zamykasz specyfikację, nie wszyscy będą w stanie odpowiedzieć na Twoją potrzebę zakupową - tak i taki był zamysł!
Stawiacie próg wejścia, tylko takimi dostawcami jesteście zainteresowani, obliguje Was do tego przyjęta przez firmę strategia, którą
realizujecie. Rodzaj wspomnianej w filmie, polityki firmy.

Mówię o sytuacjach, w których zamykamy specyfikację określając kryteria/wymogi, które nie mają zasadności, np.:

aparat fotograficzny: 48 megapikseli (?)
system operacyjny na telefonie: Android 11 (co jeśli dostawca dysponuje telefonami z iOS, albo Androidem 12?)
kolor: czarny (?)

Czym motywowane są powyższe parametry? Jeśli jest to polityka firmy (OK), pytanie ile jesteśmy w stanie "przepłacić" w imię polityki.
Często to przyzwyczajenie decydentów, które szybko mija, kiedy przedstawimy kalkulację ile kosztuje :)

Jeśli wymóg choćby systemu operacyjnego jest skorelowany z wymogami technicznymi pod stosowane w firmie aplikacje, jest to
zrozumiałe, lecz znów, jesteśmy w stanie otworzyć bardziej specyfikację:

aparat fotograficzny: min. 48 megapikseli lub więcej
system operacyjny na telefonie: min. Android 11 lub nowszy
kolor: preferowany czarny. Możliwość rozważenia innej kolorystyki, prośba o propozycję.

Z otwieraniem specyfikacji chodzi o to, żeby zostawić otwartą maksymalną ilość drzwi/okien i furtek, aby nie przeoczyć okazji w której dostawca zaproponuje innowacyjny pomysł/otrzymamy rozwiązanie o którym pierwotnie nawet nie wiedzieliśmy(!).
Niestety nie wszyscy dostawcy (mniejszość) wychodzą z inicjatywą by zrozumieć naszą potrzebę,
wyłuskać na czym nam najbardziej zależy i jak najlepiej odpowiedzieć na funkcje, które dane rozwiązanie ma spełniać.
Sami pamiętajmy, by w ramach specyfikacji umieć wskazać, które parametry/funkcjonalności są nice to have, a które must have.

3. Specyfikacja pozłocona ("złota")

  Tu najprościej mówiąc, jest to specyfikacja w której zaczynamy zlewać ze sobą kryteria nice to have z tymi must have. Zaczynamy jako
kryterium obowiązkowe traktować "zachcianki", które poza podrożeniem spełnienia potrzeby, nie wiążą się z jej zaspokojeniem.
Chcesz laptopa, zależy Ci na parametrach technicznych tj.: pamięć RAM, dysk SSD min. 256 GB itd. Upierając się na kolor np. różowy,
  ponieważ Ci się podoba - złocisz specyfikację. Wnosisz kryterium, za które będzie trzeba zapłacić więcej - a czy wpłynie to na pracę na
  laptopie? Zapewne tak, jeśli kolor różowy jest kolorem firmowym, bądź ważnym aspektem jest zadowolenie z wyglądu produktu ;)

Od strony biznesowej jest to zachcianka, którą kupiec powinien wychwycić i "spłycić" do realnych potrzeb
i funkcjonalności kupowanego rozwiązania/produktu. Pieniądze firmowe nie są od spełniania marzeń, a od wydatkowania w optymalny sposób. Optymalny = najkorzystniejszy dla danej firmy/sytuacji etc.

4. Brak standardu specyfikacji w firmie

Odcinek ProcureMeSHOT wyczerpująco tłumaczy czym jest i na czym polega ten błąd. Z (nie)cierpliwością czekaj na niego! :)